Romacentrum.hu

I. RÉSZ: A TÁMOGATÁSSZERZÉSRŐL ÁLTALÁBAN

Koldulás vagy partnerkeresés?

Kétségbevonhatatlan, hogy az oktatásügy mai helyzetében eleve egyfajta függő helyzet jut eszébe mindenkinek, ha a pénzzel rendelkező támogató és a támogatást kérő viszonyára gondol.

Több oka is van, lehet annak, hogy amikor támogatásszerzésre, kérésre, ennek talán leggyakoribb technikájára, a pályázatírásra gondolunk, óhatatlanul a koldulás, a méltatlan és megalázó pénz utáni kuncsorgás jut legtöbbünk eszébe. Még azoknak is meg kell birkózniuk a “nekem a kérés nagy szégyen, adjon úgy is, ha nem kérem” érzésével, akik az államháztartás, ezen belül az oktatási rendszer elkerülhetetlen átalakításának jelenlegi - sokszor kifejezetten aktuálpolitikai - csatározásai közepette pontosan tudják, hogy az állam önmagában még azokban az országokban is egyre kevésbé képes ellátni a közfeladatokat, ahol a magyarországinál összehasonlíthatatlanul erősebb a gazdaság.

Ahhoz, hogy a dolgok helyükre kerüljenek, hogy az e területen nálunk jobban működő országok példáját követni tudjuk, másfajta megközelítés kívánatos. Tudnunk és tapasztalnunk kell, hogy számosan vannak a magánszférában is, akik a tulajdonukban vagy rendelkezésükben lévő forrásokat velünk azonos célokra kívánják fordítani. Sok oka lehet annak, hogy így cselekednek:

* azt tartják fontosnak, amit mi, de a végrehajtást nem érzik feladatuknak;
* valamilyen anyagi megfontolásból, például adóalap-csökkentésből;
* szeretnék hasznosnak, segítőkésznek érezni magukat;
* így akarnak népszerűek lenni;
* egyszerűen ez a feladatuk;
* nem tudnak mit kezdeni a pénzükkel stb.

Az ötlettel, szakértelemmel, idővel és munkatársakkal bíró pályázók, és a pénzzel, eszközökkel bíró támogatók kapcsolata partneri viszonyt teremt.

A fenti indokok nyilván számosabbak, és egymással is keveredhetnek. A támogatók keresik azokat (és azokat keresik!), akiket érdemesnek, alkalmasnak, felkészültnek éreznek. Megeshet, hogy a támogató számára nem különösebben érdekesek a támogatást kérők elképzelései. Az esetek többségében azonban kifejezetten közösek a célok, így közös az érdek is, hogy megtalálják egymást, és sikeresen együttműködjenek.

Kabáthoz a gombot, de lehet fordítva is

Aki maga sem tudja mit akar, nehezen várhatja el, hogy ködös vágyait más kitalálja, sőt támogassa is.

A támogatók, mint már az előzőekben érintettük, azokat részesítik előnyben, akik “el tudják hitetni”, később bizonyítani is képesek, hogy érdemesek a támogatásra.

A pályázati kiírások döntő hányada olyan formai és tartalmi követelményeket támaszt, amelyeknek hitelesen megfelelni csak önmagukat meghatározni képes, tudatosan és szervezetten működő intézmények, szervezetek tudnak.

Vagyis: világosan megfogalmazott célokkal, az elérésüket szolgáló konkrét elképzelésekkel és feltételekkel, lehetőség szerint már bizonyított eredményekkel rendelkeznek.

Ma, mikor sok oktatási- nevelési intézmény küzd - rajtuk kívül álló okok miatt - a puszta létéért, nehéz és nagy felelőséggel jár átgondolt működésre, rövid vagy hosszú távú program készítésére, tervezésre ösztönözni. A napi túlélés kényszere, a befoltozandó “lyukak” növekvő száma indokolhatja azt a gyakorlatot, amikor valamely intézmény egy kecsegtető pályázati kiírás nyomán talál ki pályázati programot a plusz pénzek megszerzésének reményében. Nem az elitélés szándékával (vannak olyan intézmények, amelyek az egyéni kezdeményezés és támogatásszerzés bármilyen formájára képtelennek látszanak), de arra bíztatnánk őket, mielőbb alakítsák ki jövőképüket, ennek megfelelően dolgozzák ki szakmai programjaikat, meghatározott időtávban gondolkozva keressék (nemcsak anyagi, hanem működésbeli) forrásaikat. Ha így járnak el, támogatásszervezési tevékenységük, ezen belül a pályázatírási munka a helyére kerül. Nem mentőöv, csodaszer, hanem - a többi mellett - az igényes pedagógiai munkát szolgáló egyik eszköz lesz. Olyan eszköz, amelyet a csapatmunkával teremtett megfelelő háttér, a megszerzett magabiztosság birtokában a korábbiaknál lényegesen eredményesebben használhatnak majd.

II. RÉSZ: A PÁLYÁZATOKRÓL ÁLTALÁBAN

Fogalmi meghatározás

A jelentkezés valamilyen formában közzétett felhívásra történik, a részvétel olyan versenyhelyzet vállalását jelenti, amelyben a felhívó egyben meghatározza a feltételeket, a játékszabályokat is. A részvétel nem kötelező, mint ahogy a díjazás, az eredményes részvétel garantálása sem elvárható.

A pályázatoknak régi hagyományuk, számos formájuk van. Pályázhatunk díjért, állásért, támogatásért, valamilyen jog vagy lehetőség elnyeréséért. A pályáztató lehet kormányzati, önkormányzati szerv, cég, intézmény, alapítvány, egyesület vagy éppen magánszemély. Ettől függően a pályázóval (intézmény, szervezet, magánszemély) való viszony hierarchikus vagy független. A pályázat meghirdetésének formái: nyílt, zárt és meghívásos.

Mi a továbbiakban a közcélokat szolgáló, közhasznú feladatok ellátását segíteni kívánó pályázatokról mint az oktatási- nevelési intézmények, a velük kapcsolatban álló szakemberek, diákok támogatásszerzési lehetőségeinek egyik formájáról beszélünk.

Általános feltételek

Ha a pályázatok, a pályáztatás lebonyolítására nincsenek is általánosan kötelező előírások, vannak olyan íratlan szabályok, amelyek ismerete, következetes alkalmazása - különösen a nonprofit vagy nonprofitjellegű szektorban - alapfeltétele, hogy a támogatásoknak ez a formája harmonikusan illeszkedni tudjon környezetébe, valóban ezt a szerepet töltse be, amelyre hivatott.

A támogatókkal szembeni elvárások

A pályázat semmiképpen sem szolgálhatja azt a célt, hogy a támogató az egyik zsebéből a másikba rakva “mossa” át a pénzét.

A támogatásoknak az úgynevezett alapfeladatok ellátásán kívül eső, azokat segítő és kiegészítő plusz tevékenységet vagy teljesítményt kell megcélozniuk. (Különösen fontos ez abban az esetben, ha a pályáztató és a pályázó között hierarchikus viszony van.)

A támogatást nyújtó olyanokat kérjen fel az elbírálásra, akik mint pályázók vagy a pályázókhoz valamilyen formában kötődök nem érintettek. Ha ez nem lehetséges, akkor meghatározott szempontok szerinti kiegyensúlyozott összetételről kell gondoskodnia. A támogatási gyakorlatnak átláthatónak és követhetőnek kell lennie.

A támogató által meghatározott feltételeket és szabályokat, a (lehetőleg minél jobban definiált) vállalásokat a kiírást követően következetesen tartani illik, mint hogy nem szabad egyik pályázót a másik rovására előnyösebb helyzetbe hozni.

Illik a támogatót az általa támogatott programról folyamatosan informálni, az alkalmas helyzetekben feltüntetni, megemlíteni. (Közvetlenül is köszönetet mondani.)

A pályázókkal szembeni elvárások

Ha a pályázó gondosan - a kiírásban szereplő feltételek és szabályok mérlegelésével - döntött a részvételről, ennek megfelelően járjon is el.

Valós adatokat és információkat adjon meg. Amennyiben ezekben menet közben változás állna be, ismertesse azokat. Nem “szép dolog” más pályázatokkal szemben jogosulatlan előnyre törekedni.

Elnyert támogatás esetén a támogatást a megítélt célra illendő fordítani, a vállalt kötelezettségek betartásával egyetemben.

A támogatást nem szokás elvárni, pályázati eredmény után “szemrehányni” .

A pályázatok jellemzői

A pályázatokat egyre inkább a pályáztató által elkészített adat- vagy űrlapon lehet benyújtani. Van, ahol az adatlap kettéválik. Külön kell a pályázó adatait feltüntetni, és külön kérdőív van a programjavaslat számára.

A támogatók általában meghatározott, rájuk jellemző célokra, meghatározott formában kínálnak pályázási lehetőséget. Van, amikor a támogatóhoz közvetlenül és kötetlenül lehet programjavaslat benyújtásával pályázni. Gyakoribb forma, amikor a támogató pályázati felhívást ad ki, és ezt közzéteszi a számára elérhető és az általa megcélzottak elérésére legalkalmasabb módon és formában.

A jó kiírás a legfontosabb információkat közli tömören. Kiknek, milyen célból, milyen témában, milyen határidők és egyéb feltételek mellett, hogyan lehet pályázni. Természetesen meg kell jelölnie az elnyerhető támogatás formáját és mértékét. Kívánatos, hogy meghatározza azt a keretet is, amely az adott támogatásra rendelkezésre áll.

A jó adatlap, illetve kérdőív a legfontosabb eszköz, hogy a támogató és a pályázó munkáját egyaránt megkönnyítse, a mindig nehéz és egyben kényes természetű elbírálást segítse. Az eseteként több száz pályázat elbírálása nem kis feladat, és természetesen nem kis felelősség.

A jól megszerkesztett adatlapok áttekinthetővé, összehasonlíthatóvá teszik a pályázatokat, lehetővé teszik, hogy a lényeges könnyen (vagy legalábbis könnyebben) megkülönböztethető legyen a lényegtelentől.

Az értékelés rendszerint több lépcsőben zajlik. Vagy a döntéshozók maguk, vagy az előkészítők végeznek egy előszűrést. Ennek egyik legközismertebb formája, amikor elkülönítik azokat a pályázatokat, amelyek valamelyik formai feltételnek nem felelnek meg. Ilyenek lehetnek:

* határidőn túl érkezett;
* nem a megadott adatlapon nyújtották be;
* a pályázó nem tartozik a lehetséges pályázók körébe;
* túllépte az összeghatárt vagy a terjedelmi korlátot;
* pályázata nem a kiírásban megjelölt célra irányul;
* nem felel meg egyéb feltételeknek.

Ezt a szűrőt akkor alkalmazzák korrektül, ha a támogató a feltételeket előzetesen és egyértelműen a pályázó tudomására hozta. Van olyan gyakorlat is, amely ilyen esetben korrekcióra vagy hiánypótlásra visszaadja a beküldött anyagot. (Természetesen határidő túllépésekor más a helyzet.)

A következő fordulóban már érdemi szempontok alapján folyik a válogatás. Az egyértelmű nem és az egyértelmű igen minősítést kapottak mellett általában egy harmadik szempont szerint is csoportosítják a pályázatokat. Ez az “esetleg” vagy “talán később, talán máskor”, illetve a “van benne valami” kategória. Ha a támogatónak van lehetősége, illetve fontosnak tartja, az ide kerülő pályázatokat “utógondozza”.

A konkrét támogatásokat, esetleg díjakat odaítélő zsűrizés már csak az elfogadott pályázatok elbírálását jelenti.

A beadott pályázatok közül átlagosan 10% számíthat kedvező döntésre.

A döntés után a sikeres pályázók értesítést kapnak. Kívánatos, de sajnos nem minden támogató tartja fontosnak vagy tudja megoldani, hogy az elutasítottakat is értesítse.

A pályázó az elnyert támogatást többnyire egy szerződés megkötése révén veheti birtokba, használatba. E szerződés tartalmazza a két fél kötelezettségvállalásait, a felhasználás technikai részleteit, a kapcsolattartást és nem utolsósorban a teljesítésről való beszámolás módját.

III. RÉSZ: HOGYAN PÁLYÁZZUNK?

Felkészülés, környezet

Pályázatok révén csak hosszú távú tervezéssel, kemény és folyamatos munka mellett lehet kiszámítható forrásokra szert tenni.

A pályázni kívánó intézmény vezetési gyakorlata, a döntéshozatal és a munkamegosztás módja, az intézmény jellege, stílusa, szakmai törekvései és természetesen működési feltételei adják azt a környezetet, ami meghatározza a felkészüléshez szükséges döntéseket. Melyek ezek? Elsősorban annak tisztázása, hogy kíván- e az intézmény tudatosan támogatásszerzéssel foglalkozni. Ha igen, az adottságokra építő stratégiában kell meghatározni, hogy az ún. szponzorszerzés, rendezvényszervezés, saját egyesület, alapítvány létrehozása mellett milyen szerepet töltsön be a pályázati tevékenység.

Leegyszerűsítve:

Pályázataim fő iránya arra irányul, amit egyébként is folytatni kívánok, és e tevékenység forrásainak megtervezésekor tudatosan számolok egy pályázatokból eredő hányadra, magam keresem az ilyen támogatókat. (Ehhez az irányultsághoz illeszkedik az a törekvés, hogy keressem a lehetséges társakat közös pályázatok benyújtására. Az így beadott pályázatok nemcsak tágítják a lehetséges támogatók körét, de növelik a siker esélyeit is. Az így beadott pályázatok nemcsak tágítják a lehetséges támogatók körét, de növelik a siker esélyeit is. az együttműködés nemcsak jó benyomást kelt: önmagában is jótékonyan hat.)

A másik attitűd, amikor nem fordítok különösebb figyelmet a pályázatokra, de nem is hagyom ki őket. Ha a látókörömbe esik valamilyen kiírás, amely minimális eséllyel kecsegtet, “rárepülök”, és ha kell, kreálok hozzá valamilyen programot. Ha bejön, tiszta nyereség, ha nem, akkor sincs baj, amúgy sem jutott volna eszembe, hogy a kiírásban megjelölt feladattal foglalkozzam.

Akár az eseti, akár a folyamatos pályázati gyakorlat választja az intézmény, mindenképpen jó, ha van egyvalaki, aki ezt a munkát kézben tartja, felek érte. Gyakori tapasztalat, hogy az intézmény vezetője, a pályázatok kiírások elkészítését is beleértve, maga csinál mindent. Érdemes megfontolni egy olyan munkamegosztást, ahol külön erre “szakosodott” kolléga irányítja, fogja össze a pályázati munkát, figyeli a lehetőségeket, ápolja a kapcsolatokat a támogatókkal, javaslatot tesz az adott szaktanároknak, témafelelősöknek a pályázásra, és a tőlük kapott ötletek, vázlatok alapján a remélt támogató ízlésének megfelelően elkészíti a pályamunkát.

A sikeres pályázatot az esetek többségében szerződéskötés követi, melyet “cégszerűen” az arra jogosultaknak kell aláírniuk. Ezért is célszerű, de egyben természetes is, hogy a pályázatot az intézmény vezetője a benyújtás előtt szignálja.

Tájékozódás, az információk begyűjtése

A lehetséges pályázatokról az általuk kiírt pályázatokról a havonta megjelenő SANSZ, a Pályázati Figyelő rendszeresen, téma és határidők szerint csoportosítva ad hírt, a napilapok közül a Magyar Hírlap “Kurázsi” címmel havonta jelentet meg tematikus mellékletet, de más újságok is rendszeresen közölnek pályázati híreket. Külön érdemes figyelni a szaklapokat, amelyek, mint például a Köznevelés, rendszeresen hozzák a témakörébe tartozó felhívásokat.

Befektetésnek sem rossz, ha egy tájékozódó levelet küldünk azoknak, akiknek felhívása felkeltette a figyelmünket.

A tájékozódó levél - egy- két oldalnál ne legyen hosszabb - jól látható módon tartalmazza pontos elérhetőségünket. (Intézmény neve, kontaktszemély neve, cím irányítószámmal, telefon, fax körzetszámmal, és ha már van az E- mail címünket is.) A nyitó bekezdésben foglaljuk össze programjavaslatunkat, azt a támogatási formát és mértéket, amelyre szükségünk van. Ezután röviden mutassuk be szervezetünket, vázoljuk megoldandó problémánkat, azt, hogy a bevezetőben bemutatott programjavaslatnak milyen előzményei vannak, hogy a javaslat milyen jövőbeni elképzelések része.

Utaljunk arra, milyen saját erőkkel és külső támogatók biztosította forrásokkal rendelkezünk. Jelöljük meg a kért támogatás felhasználásának időtartamát, ütemezését. Tegyük egyértelművé, hogy az elnyert támogatásokról részletes értékelést és beszámolót küldünk. Végezetül köszönjük meg a remélt választ.

A tájékozódó levél alkalmazásának több hozadéka is van:

Egyfajta előgyakorlat a tényleges pályázat megírásához.

Alkalmas arra, hogy a támogató figyelmét felhívjuk magunkra, hogy már tudjon rólunk. A levél elküldése előtt telefonon érdeklődjünk: hasznosnak tartanának- e egy ilyen levelet, s ha igen, mikor számíthatunk válaszra. Ha nem kapunk két- három héten belül választ, telefonáljunk, és udvariasan érdeklődjünk. Ha van rá lehetőség, kezdeményezzünk személyes találkozót a támogató programfelelősével.

Az írásos vagy akár személyes, telefonos kapcsolatfelvétel révén nyert javaslatokat, kiegészítő információkat sikeresen felhasználhatjuk a tényleges pályázat összeállítása során.

Megismerjük remélt partnerünk stílusát, szokásait, munkamódszerét, lehetőségeinken belül alkalmazkodhatunk ezekhez. Ha valamely okból kiderül, hogy “nem vagyunk egymáshoz valók”, sok felesleges munkától, hamis illúziótól megkímélhetjük magunkat.

A hagyományos adatok mellett jó szolgálatot tehet, ha “emlékezni tudunk” partnereink keresztnevére, megszólítására, speciális “bogaraira”.

A tájékozódó munka során szerzett információkat kezeljük becses kincsként. Hozzunk létre adatbázist, és gondoskodjunk róla, hogy könnyen használható és karbantartható legyen.

Egy jól összeállított kartotékrendszer is megteszi, de ha van rá módunk, éljünk a számítógépes adatbázis- kezelők nyújtotta szinte kimeríthetetlen lehetőségekkel. Ne feledjük, minden adathalmaz rendszeres karbantartást igényel. Új információinkat azonnal “vigyük be”, ha valamely korábbi adat megváltozott, módosítsuk!

A tájékozódó, információszerző munka tapasztalatainak birtokában vizsgáljuk felül, ha szükséges korrigáljuk pályázati stratégiánkat, és döntsünk a konkrét pályázat beadásáról.

A pályázat megírása

Ha mi vagyunk a kezdeményezők, ha képesek vagyunk egy általunk szorgalmazott program iránt felkelteni az érdeklődést egy tömör szakszerű javaslattal, az adatlapos, “szamárvezetős” technika már nem okozhat nehézséget.

Pályázatunk megírásakor még akkor is célszerű saját programjavaslatunkat elkészíteni, s abból kiindulni, ha az adott pályázati felhívásra csak a támogató által megadott adatlapon és formanyomtatványon lehet jelentkezni.

Milyen szempontoknak feleljen meg a jó programjavaslat?

Világosan meg kell jelenítenie megoldani kívánt problémánkat és a javasolt megoldást.

Átlátható tervet kell tartalmaznia a probléma megoldásának módjára.

Meg kell jelölnie anyagi, technikai és egyéb igényeinket, amelyek kielégítését várjuk.

Meggyőző érveket, konkrétumokat kell felsorakoztatnia, amelyek alátámasztják igényeinket. Garanciákat kell megfogalmaznia a támogatás ellenőrizhetőségére, felhasználására.

Javaslatunk elkészítésekor két dolgot ne tévesszünk szem elől:

* a támogató tartalmi, formai, stílusbeli elvárásait;
* a bírálóknak rövid idő alatt kell világos, egyértelmű képet alkotniuk szándékainkról.

Fogalmazzunk világosan, ügyeljünk, hogy stílusunk megfeleljen szándékainknak, összhangban álljon intézményünk jellegével.

Az első oldal megírásánál jól használhatjuk a tájékozódó leveleknél szerzett ismereteinket.

Négy-öt sorban fogalmazzuk meg problémánkat, tömören foglaljuk össze megoldási programunkat, javaslatunkat.

Kerüljük a formalitásokat, az általánosságokat, a sok jelzőt és határozószót, de a kevés főnevet és igét használó megfogalmazást is.

“Intézményünk eddig is sokat tett a környezeti nevelés szintjének magasabbra emelése érdekében, de erőfeszítéseinknek gátat szab, hogy elszigeteltek vagyunk, hiányzik az a környezet, amely támogatná elképzeléseinket. Ennek hiányában eddigi erőfeszítéseink eredményei is veszélybe kerülhetnek, ezért keresnünk kell azokat a megoldásokat, amelyek révén hatékonyabbá tudjuk tenni megkezdett munkánkat.”

Fenti problémabemutatás, bár igaz, de kevés konkrétumot mond, “hangulatát”, megközelítését tekintve meglehetősen pesszimisztikus. Ugyanezt így is meg lehet fogalmazni:

“Öt éve állította iskolánk szakmai- pedagógiai munkájának középpontjába a környezeti nevelés kérdését. Felkészültnek érezzük magunkat, hogy eddigi eredményeinkre támaszkodva elindítói legyünk annak az együttműködésnek, amely településünk két óvodájának, három általános és egy középiskolájának környezeti neveléssel kapcsolatos szakmai- módszertani tevékenységét hangolná össze. Ezzel párhuzamosan egy civil támogatói háttér megszervezését is meg kívánjuk kezdeni.”

Vagy az előre megjelölt helyen, vagy mellékletként, általában 3-5 oldal terjedelemben ki kell térnünk a célok bemutatására.

A pársoros összefoglalás nem jelentheti, hogy befejeztük javaslatunk taglalását.

A kifejtés során is akkor járunk el jól, ha konkrétumokat írunk, megjelölve a várt eredményeket. Ne feledkezzünk meg céljainkhoz hozzárendelni az elvégzendő feladatokat.

Az előbbi problémabemutatáshoz kapcsolódóan egy vázlatjellegű példa:

“1) Az oktatási-, nevelési társintézmények egy-egy képviselőjének részvételével koordinációs bizottság létrehozása (határidő). A bizottság javasolt feladatai:

* intézményenkénti éves szakmai- pedagógiai programok készítésének ösztönzése, összehangolása;

* a programban részt vevő tanárok- nevelők továbbképzésének összehangolása, a referencia iskola tapasztalatainak átadására javaslatok megfogalmazása;

* az iskolafenntartókkal, az önkormányzattal való tematikus kapcsolattartás összehangolása;

* közös programok, fejlesztések előkészítése, a közös támogatásszerzés lehetséges formáinak megvizsgálása, megvalósítása.

A bizottság munkájának alapja az adott konkrét témákhoz csatlakozó folyamatos személyes kapcsolattartás. A feladatok végrehajtásának értékelésére, a szükséges korrekciók elvégzésére a bizottság legalább negyedévente rendszeresen testületileg is találkozik.

Környezetvédelmi egyesület létrehozása, ha már van ilyen, akkor az egyes intézmények iskolapolgárainak, családi, baráti kapcsolatainak megnyerésével aktivizálása, dinamizálása. Az egyesület szerepe, feladatai:

* lehetőséget teremt, hogy az egyes intézményekben folyó szakmai- pedagógiai programok “élesben” a szülők és a település más lakói számára megfoghatóan és életközelien valósuljanak meg;

* a felkészült tanáremberekkel is megerősödve szakmailag kidolgozott helyi programot készít a település környezetvédelmi problémáinak orvoslására;

* akciók, kiállítások, konferenciák, kiadványok révén mozgósít, tudatosít, tagokat szervez, gyarapítja a szimpatizánsok körét;

* keretet ad az együttműködésre, komplex megközelítési lehetőségeket biztosít a környezeti nevelés számára, a támogatásszerzésnek olyan csatornáit teszi elérhetővé, amelyek máskülönben nem működtethetők.”

Állítsunk össze részletes munkatervet, amely ütemezve mutatja be a feladatok tervezett végrehajtását. Jelöljük meg, kik és hogyan fogják megvalósítani a munkatervben foglaltakat, ki miért tartozik felelőséggel.

Külön térjünk ki (és a munkatervben hangsúlyosan szerepeltessük) a várt eredmények objektív értékelésének szempontjaira és módszereire, az időközi és a záró értékelés(ek) időpontjaira. Ha így járunk el, és a munkaterv a beszámoló elkészítésével záródik, nemcsak szakszerűségünkről, de felelősségtudatunkról is tanúbizonyságot teszünk.

A támogatónak nincs módja, hogy vastag tanulmányokat, dokumentumok sokaságát tanulmányozza át a bírálat során. Ez azonban nem jelenti, hogy le kellene mondanunk a pályázatunk hitelességét, megalapozottságát bizonyító kiegészítő információkról.

Mi szerepeljen a listán?

* Az eddigi eredmények dokumentációi (publikációk, hivatkozások, sajtóhíradás stb.)

* a programban közreműködő munkatársak szakmai önéletrajza;

* a költségvetéssel kapcsolatos dokumentumok, előzetes árajánlatkérések, saját rész fedezetigazolás, más támogatók szándéknyilatkozata;

* a programot támogató szakmai és egyéb nyilatkozatok.

A költségvetésről külön is

Nem a támogatásként kért összegre kell a költségvetést elkészíteni, hanem az általunk végrehajtani kívánt program egészére!

A programjavaslat eredetisége, hiteles és meggyőző leírása mellett a jól összeállított költségvetés adja a legtöbb esélyt a sikerre.

A költségvetés alapján a gyakorlott bíráló pillanatok alatt képet alkot a pályázó felkészültségéről, hitelességéről is, ezért nagyon fontos, hogy gyakorlatlanságunk, esetleges figyelmetlenségünk miatt ne kövessünk el hibát.

A támogatótól függ, milyen csoportosításban, milyen részletezésben kéri a tervezett költségvetést. (Ebben az esetben is segítség a jól összeállított űrlap.) Ha ez nincs külön feltüntetve, jó tudnunk az elvárható minimumot:

A költségvetési tervet is érdemes táblázatban - különösen hosszabb programok esetén - az ütemezést is feltüntetve elkészíteni.

Kiadási oldal

* Személyi jellegű kifizetések (munkabér, megbízási szerződés, tiszteletdíj, szerzői honorárium, ösztöndíj)

* A személyi kifizetéseket terhelő járulékos költségek (adók, járulékok)

* Dologi jellegű kiadások( irodaszer, vegyszer, nyersanyag stb.)

* Eszközök

* Utazási, esetleg szállásköltség

* Rendezvények költségei (bérleti díj, műszak, étkezés)

* Egyéb (posta, telefon, biztosítás stb.)

Bevételi oldal

* Saját rész

* Más támogatók által biztosított rész

* Az adott pályázattól remélt összeg

(Bizonyos esetekben a saját rész egyik tételeként fel lehet tüntetni és érdemes is feltüntetni azokat a kiadásokat, amelyek azért nem merülnek fel a programmal kapcsolatban, mert azokat a pályázó állja. Például a munkatársak, takarítási, karbantartási- műszaki személyzet adott időtartamra számított költsége, terem- vagy eszközbérleti díj.)

Határidők

A határidők szem előtt tartása mindig a legfontosabb feladatok egyike, de a hazai pályázási környezetet figyelembe véve különösen az.

Egy pályázási folyamat során többféle időpontra, ezek összehangolására kell figyelnünk:

* a felhívás megjelenése és a beadás időpontja közti időszak;

* az esetleges hiánypótlások vagy a szerződéskötéssel kapcsolatos időpontok;

* a remélt támogatás megérkezése és a program megkezdésének időbeli összehangolása;

* a munkatervben megjelölt ütemezés, az egyes feladatok teljesítésének időpontjai;

* a végleges értékelés, a beszámoló beadásának időpontja.

Több, egymással párhuzamosan futó pályázati program esetén különösen jó szolgálatot tehet a fenti időpontok figyelembevételével készített munkaszervezési naptár. (Gnatt- Diagram, forrás: Görög Mihály: Bevezetés a projekt- menedzsmentbe.)

Nemcsak elegáns és udvarias, de célszerű is, ha pályázatainkat kísérőlevéllel továbbítjuk. Figyeljünk arra, hogy anyagunk könnyen kezelhető, rendezett és praktikusan csomagolt legyen.

A munkaszervezési naptárban megkülönböztetett helyet kell kapnia a pályázat beadási határidejének. A kiírások kétféle időpontot szoktak megjelölni. Vagy a postára adás (a megjelölt nap posta bélyegzője), vagy a beérkezés időpontját. Gyakori, hogy feltüntetik azt is, hogy csak postai úton, esetleg csak kézbesítve, vagy mindkét módon elfogadják a pályázatokat. Naptárunkban mindenképpen hagyjunk pár nap tartalékot, és ehhez is tartsuk magunkat.

A kísérőlevél elkészítésekor ügyeljünk arra, hogy lehetőleg olyan levélpapírt használjunk, amely egyértelműen és jól észrevehetően tartalmazza pontos nevünket, címünket és elérhetőségünket, a pályázatot jegyzők nevét és beosztását. A kísérőlevélen mellékletként tüntessük fel a beadott dokumentumok nevét, számát. Amennyiben pályázatunkat kézbesítve adjuk át, a kísérőlevél másolatán vétessük át “mellékletekkel együtt átvettem” ellenjegyzéssel. Ha postán adjuk fel válasszuk az ajánlott formát
.

Mi az, ami fortély, mi az, ami már több ennél?

A koldulás vagy partnerkeresés? című részben már szó esett a hazai pályázati gyakorlatra talán legjellemzőbb képzettársításról, “a méltatlan és megalázó pénz utáni kuncsorgás”- ról . Ettől elválaszthatatlan, ezzel rokon a “hiába pályázom, úgyis a haverok kapják a pénzt” című felkiáltás.

Butaság azt állítani, hogy minden támogatói döntéskor csak a valóban legjobbak, az arra érdemesek járnak szerencsével. A támogatók és a pályázók közös felelőssége, hogy ez minél kevésbé legyen így.

Célunk éppen az, hogy a kölcsönös játékszabályok bemutatásával, az eligazítással, a szerepek és a teendők tisztázásával segítse a sokszor csak a tájékozatlanságból fakadó bizalmatlanág eloszlatását.

Ha abból indulunk ki, és abból kell kiindulnunk, hogy a támogatónak és a pályázónak egyaránt érdeke az együttműködés, akkor az is magától értetődik, hogy kapcsoltuk nem létezhet bizalom nélkül. Ebből már következik is az aranyszabály: addig és csak addig van helye a kisebb- nagyobb trükköknek, amíg nem veszélyeztetik hitelünket.

A két leggyakoribb példa talán a következő:

A pályázó a költségvetésben a tényleges összegek sokszorosát jelöli meg, abból a megfontolásból (és az elmúlt egy- két kétségtelen tapasztalata alapján), hogy valamit úgyis adnak, tehát ez a “valami” legyen az az összeg, amit eleve megcélzott. Ez a trükk egyre kevésbé válik be. Nemcsak azért nem, mert a bírálók jobban odafigyelnek, hanem azért sem, mert az értékelés során óhatatlanul kiderül a dolog.

A pályázó ugyanazt a pályázatot szinte változtatás nélkül több helyen is “elsüti”. A komolyabb támogatók valamilyen formában kapcsolatot tartanak egymással. A turpisság könnyen kiderül, és oda vezethet, hogy az egyébként jó programjavaslatot ott sem honorálják, ahol különben megtették volna.